沒有人不希望,自己工作的環境,是個「既能分工、又能合作」、「既能成長、又有績效」的單位。但是,身處當下中的人,有時卻不容易跳脫窼臼的思維,與既定的流程。「當局者迷」,似乎是許多工作的執行者,很難擺脫的枷鎖。難道,人真的是那麼不容易改變的動物嗎?可不可以不談深奧的學理,而從一些小地方的改變,來創造更好的工作績效與品質呢?

「本位主義」,似乎就是作業流程順暢與否的最大障礙。因為,每個人負責的工作,都只是整體工作中的一個環節,但過度的自我放大、不清楚自己在整體工作中所扮演的角色、不明白你的前後工作者工作的內涵,往往就會因自己少做了一步、少替別人想了一下,而讓整個團隊付出更多的時間與精力。

其實,要拋棄本位主義,也不是難如登天,重要的就是「心態上的改變」。「為你的『後繼工作者』多想一想」,或許,就會有不同的結果。

你應該要去思考:「如果我做了這一步,接你工作的人,會有什麼感受?會不會讓他覺得不方便?會用多少時間完成他的工作?」講這樣或許覺得很空洞,就以實例來說吧:假設業務單位手上有一堆憑証單據要核銷,整本憑証的第一頁是一張清單總表,一個會替別人想的人,一定將憑証單據的順序,與最前頁的總表順序一致,如此,後續審核的人就會很輕鬆。反之,一個不會替別人想的人,就是將這堆憑証貼好交出去就對了,反正後面又不是我在做,同樣的資料,不同的順序,你知道會讓後續者多花多少時間來做完他的工作嗎?二者效率的高低,馬上顯現出來。

同樣規畫一個活動,心思細膩的人,會注意到一件事:「在什麼時候?什麼人?應該在哪裡出現?並且該做什麼事?」簡單的說,就是重視「人、事、時、地、物」的配合。畢業典禮是個活動;慶祝母親節也是個活動,辦理各項競賽、研習,也都是個活動。學校在辦理這項活動前,一定都會開籌備會,但是,籌備會難道只是一份文件,一份工作分配的清單?在筆者的認知裡,它確實也只是一份文件、一份工作分配的清單,但重點是,這份清單,應該是鉅細靡遺,應該是許多人集思廣益,從活動流程中,逐一檢視每一個細項與環節,看看各單位在執行上有無困難?看看人員配置上是否重疊?各單位橫向的連繫是否可以銜接?這些小地方,如果都能注意,加上經驗的累積,就有可能擬出好的一份計畫,並且在活動當下,「照劇本演出」,大家不是輕鬆愉快嗎?

當然,任何活動在辦理時,難免掛萬漏一,那麼,誰來補救這些漏洞呢?筆者認為,在一個活動中,最重要的靈魂,除了主持人外,「檢場」這個看似不起眼的人物,卻是活動辦得好不好的重要角色。那麼,「檢場」該做什麼?打雜嗎?也對!他必須檢視整個活動,是不是所有人都在該出現時出現?所有的器材(例如麥克風…)是否online?如何在最短的時間內將故障排除?在加上主持人臨場的機智與反應,隨時見招拆招,就有機會將活動辦得更為完美!

同樣的道理,同一份文件,相似的內容,有的人可以做得「粗枝大葉」,有些人卻可以做得「完美無瑕」。不是在比「炫」與「華麗」,而是在比「讀者的感受」。舉個例來說,表格是文件中經常出現的一種呈現方式,除非表格非常的長,長到在一頁的範圍內塞不下,否則,心思細膩的人,是會讓表格儘量在同一頁中呈現,粗枝大葉型的人,就是有做就好,根本不管表格身在何處;再舉一例,excel試算表也是機關學校常用的軟體之一,當資料筆數一多的時候,常常看了下面,就不知道哪一欄代表什麼意義?如果可以採用「凍結格窗」的設定,讓最前一列的表頭不要跟著捲動,那麼不管文件拉到多下面,表頭依然存在,不是讓人更容易閱讀嗎?有些人做文件,字體大小不一、段落參差不齊,讓人讀起來就不太舒服…諸如此類的細節,如果可以多加留意,文件的品質會不會更好?或許你會說:「因為我們不太懂軟體的功能,我不知道某一電腦軟體有這些功能啊!」但個人並不認同這樣的想法。要知道,電腦軟體的功能,也是「人」寫出來的,也是先有人「想到」,有這個「需求」,才會在軟體中賦予新的功能。否則windowsoffice、所有的軟體,為何一再出新版?就是因為人們有此需求,有了新的想法,才會有新功能的產出。沒有人天生就會,也沒有人一開始就會使用同一套軟體所有的功能,但是,當你心中有了想法時,你會不會去利用討論區、利用任何管道去問:「如果我要達成這樣的想法,在這套電腦軟體中有沒有解決的方法?」,例如:我如何讓每一段的文字對齊?如何讓我在新增一段文字之後,段落的格式不變?(註:不要懷疑,現在我還看到許多人跳同一段的下一列是按enter鍵,而不是讓word自動跳下來的,也有很多人,每一段前面的「空兩格」,是真的按兩個「空白鍵」,而不是使用段落中的縮排功能…)當你有這樣的想法時,你有沒有去問同事或朋友,有沒有更好的解決方式,還是一直傻傻地做?這就是心思細密的人,和不求甚解的人,最大的差異。我從不在意你的電腦素養到哪裡?而比較在乎:「當你覺得文件做得不夠好時,你會不會『主動』去問,我可不可讓文件變得更好?有沒有什麼方法,可以讓我在最短的時間內完成這項工作?」而不是一再的土法鍊鋼,同樣兩個人,一個人不斷地有想法,不停的問,一個人不斷地用老方法,一段時間以後,兩個人的電腦功力,做事情的層次,卻有著天壤之別,原因就在於,你有沒有「心」,想把事情做得更快、而且更好?

我曾遇到一位老師,你只要向她借東西,她不只是把物品借給你,而且一定用一個美美的袋子裝著物品,讓人在接到物品時,看得出她的用心;母親節、教師節,她總是準備一些小東西,或是指導班上學生做些小卡片,然後用很漂亮的包裝紙,裝著她們班上用心製作的小禮物,送給她班上的科任老師;哪怕只是一塊手工肥皂,哪怕只是兩塊小餅乾,我們看到的,都遠超過物品本身所花費的金錢,甚至那張包裝紙的金額,就大於物品本身。除此之外,我們還感受到她濃濃的誠意…遠東銀行的副總裁,前台大校長孫震的媳婦曾說,她在請花店送花給客人時,總會交待,每朵花之間的間距稍微大一點,如此,花五千塊包裝的花束,看起來卻像八千、一萬一樣壯觀,這個例子不是要大家將預算縮水,將原來預備花的錢減少,來達到相同目的,而是用原來的預算,創造更多的附加價值。生活中,有些人愛逛書店、文具店、小飾品店,蒐集這些精緻可愛的東西,一旦需要,就拿得出來,讓人感受到你的用心,而不是什麼事,都只求有、只求60分。如果自己永遠不要求自己做事情的層次,不能讓別人感受到你的用心,那麼在職場上、你又能如何獲得別人多一分的關愛與肯定?股神巴菲特曾說:「『價錢』是你花的,但『價值』是別人感受的。」高竿的人,會去思考,如何讓價值>價錢,穿衣服的哲學如此,工作上的安排如此,生活中的點點滴滴皆可如此,只要自己的心,多想一點、多用一點,你做出來的品質,就會比別人好一點,從工作中、生活中的小細節,都可以讓別人對你有不同的看法,甚至可以讓你感動許久,這樣的事,何樂不為呢?新生代歌手梁文音專輯中的一首歌~「最幸福的事」,有段歌詞寫著:「你撐著雨傘,接我那次,已經足夠我,記得一輩子…」,在現實生活中,只要多一點心,你的真誠、你的好,也會讓別人記得很久,甚至一輩子,願我們彼此提醒,從今天此,凡事比過去多替別人設想一點、多用心想一點,你的心、你的真,會讓品質好一點,也會讓大家的感動多一點!

cjjbin 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(1) 人氣()


留言列表 (1)

發表留言
  • 遙遠學校的主任
  • 校長:
    不小心踏入這篇文章,卻讓自己心中的結打開了。感恩校長的提醒,我們總把"我"看得很重來看待每件事情,卻常忘了把"我"放掉來看所有的事!真的很謝謝校長的這篇文章!隨喜校長!